Der Start ins papierlose Büro, Papier vs Digital, Kapitel 6

Der Start ins papierlose Büro ist eines meiner nächsten Ziele. Obwohl ich dazu schreiben muss, achtsamer Studio-Alltag war mir schon immer wichtig.
Doch je mehr ich mich mit Papier vs Digital beschäftige, um so mehr möchte ich noch aktivere Veränderungen in meinen Arbeitsprozessen integrieren. So liegt mein Fokus auf z. B. neuen, leicht umsetzbare Wegen beim Umgang mit Materialien und im Alltag. Diese Veränderungen empfinde ich sehr positiv.

Wie geht es dir dabei? Bist du auch dabei, Dinge zu verändern, um sie nachhaltiger zu gestalten? Schreib es mir gerne ich die Kommentare.

Das papierlose Büro ist ein weites Feld

Als ich dieses Thema auf meine Kapitel-Liste schrieb, habe ich es schon geahnt, dass es nicht mit einem Beitrag erledigt ist. Und im Ernst: Das papierlose Büro ist eine größere Umstellung.
Aber keine, vor der du dich fürchten solltest. Und deshalb möchte ich dir gleich als Motivation, ein paar Vorteile aufschreiben, die mich zum Beispiel immer überzeugen.
Denn es gibt einige Selbständige, die der Start ins papierlose Büro wahrscheinlich einige schlaflose Nächte gekostet hat. Aber sie haben es geschafft, weil sie es umgesetzt haben! Und das sind positive Vorbilder. In diesem Zusammenhang zeigen sie mir diese Vorteile auf.

Sie werden so beschrieben:

  • flexibleres Arbeiten
  • weniger Platz für die Lagerung deiner Unterlagen
  • ein produktiveres Arbeiten
  • mehr Zeit haben für das Wesentliche haben
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Starte wieder mit eine Plan für die Umsetzung

Alles beginnt natürlich mit einem Plan, wie ich das Ganze umsetzen werde. Denn ohne Plan, kein Ziel! Und es macht einen Unterschied, ob du allein arbeitest oder ein mittleres bis großes Unternehmen organisieren musst. Deshalb ist ein Umsetzungsplan unbedingt wichtig. Sonst verliert man sich im Tun, in Details und langen Diskussionen.

Stelle dir nachfolgende Fragen zu Planung:

  1. WIE kann ich die Umstellung umsetzen?
  2. Welchem Workflow werde ich folgen?
  3. Gibt es Komponenten, die ich beachten sollte?
  4. Kommen zusätzliche Kosten auf mich zu?
  5. Und wird es Stolpersteine geben, die ich überwinden muss?

Natürlich kannst du nicht alle Stolpersteine im Vorfeld ausschließen. Aber versuche dir einfach gleich zu Beginn vorzustellen, was dich hindern könnte deine Ziele zu erreichen. Denn wenn du diese kennst, kannst du sie gleich beim Auftauchen aktiv behandeln.

Ich starte in kleinen Schritten, die Organisation:

Im ersten Schritt werde ich das papierminimierte Büro anstreben. Dazu schreibe ich einen Ist-Zustand und den empfehle ich dir so:

  • Schreibe dir auf, wann und zu welchen Gelegenheiten du Papier verwendest.
  • Wo wirst du in Zukunft Papier komplett einsparen?
  • Wie wirst du das erreichen?
  • Bei der Umstellung: Was kann noch besser laufen? Arbeite in iterativen Schleifen.

Tool sind unsere absolute Arbeitsbasis.

Auch deine Tools werden sich in diesem Zusammenhang verändern. Ich zeige dir hier welche ich als Erstes in Angriff nehme. In deiner Umsetzung, wird das vielleicht etwas anders aussehen.

  • Cloud-Systeme: Hier beachte ich die Schnittstellen zu anderen Anbietern, die ich nutze. Und wähle einen Anbieter, der aus deiner Sicht die sensiblen Daten bestmöglich schützt.
  • Digitalisierung der Briefpost, Scanprozesse, Worksflow: Dazu lege ich mich einen Workflow fest, den ich jedes Mal wieder durchspiele, bzw. den ich erledige, wenn Post im Briefkasten ist.
  • Digitaler Kalender: Auch hier nutze ich für meine Arbeitsplanung schon seit über einem Jahr, ein einfaches Tool, welches mir mein E-Mail-Organisationstool bietet. Ich hatte im Vorfeld auch andere getestet. Doch ich mag es gerne praktisch.
  • Digitale Notizen speichern: Sehr lange habe ich alles in Heften und auf wiederverwendeten Papieren festgehalten. Doch mit Zunahme der immer komplexeren und vernetzten Arbeit, hatte ich einfach immer stärker das Problem, meine Notizen nicht wieder zu finden. Und das ist sehr unangenehm, wenn man etwas wirklich Wichtiges sucht.
    Meine momentane Lösung sind gut strukturierte und geordnete Dateien, die ich zu jeder Zeit filtern und digital suchen kann.
  • Hier scheiden sich natürlich die Geister. Ich liebe es meine Schrift auf Papier zu bringen, weshalb ich bei Skizzen unbedingt ein Skizzenbuch bevorzuge. Ohne ihm geht gar nichts!
  • Kommunikation via Messengersystem finde ich neben der klassischen E-Mail perfekt. Für mich sind E-Mail ideal um förmlich zu arbeiten. So als würde ich einen Brief schreiben. Um sich fix abzustimmen empfinde ich einen Messengerdienst hervorragend. Vor allem, wenn man sich Sprachnachrichten senden kann. Hier allerdings ploppt meine Alarmglocke auf. Sind Sprachnachrichten eigentlich umweltfreundlich? Denn sie produzieren sicher mehr Datenvolumen als Textdateien. Siehe mein Beitrag hier ->
  • Rechnungen digitalisieren: Hier kommen das Cloud-System (sensible Daten), die Scanprozesse und die Lagerungsmöglichkeiten in einem zusammen. Eine sehr wichtige Angelegenheit. Wenn ich daran denke, wie viele Ordner an Rechnungen ich aufbewahren/lagern muss. Wie viel Tinte, Papier und Arbeitszeit in diesem Prozess verloren gehen, dann wäre hier eine Veränderung in diesem Bereich, großartig! Ich halte euch dazu auf dem Laufenden.

Fassen wir das papierlose Büro noch einmal zusammen, damit dein Start gelingt:

  1. Erstelle dir einen Umsetzungsplan.
  2. Lege Zeiträume für die Umsetzung fest.
  3. Überlege dir/recherchiere/teste, welche Tools du nutzen wirst.
  4. Wie wirst du die Arbeitsabläufe/deinen Worksflow organisieren?
  5. Sind noch weitere Personen involviert? Dann plane die Details/Hürden mit ein.

Ich finde das sind für den Anfang viele Aufgaben, die man beachten und umsetzen kann.

Starte noch heute mit deinem Plan und gehe morgen ein Stückchen weiter.

Ich wünsche dir viel Erfolg! Schreibe mir gerne deine Erfahrungen in die Kommentare. Ich werde dir von meinen Erfahrungen ebenso bereichten.

1 Kommentare

  1. Pingback: Die Umsetzung des papierlosen Büros, Nachhaltiger Blog | feinimdesign

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